In het kader van de Europese verordening "General Data Protection Regulation" (GDPR) wensen wij ons privacybeleid toe te lichten.

Wij willen in deze privacyverklaring helder en transparant weergeven welke gegevens wij verzamelen en hoe wij hiermee omgaan.

1. Over welke gegevens gaat het en waarom verzamelen we die?

We onderscheiden 3 verschillende groepen waarvan we gegevens verzamelen: 

 

A) Onze leden

Welke: naam en voornaam, email, geboorteplaats en geboortedatum, rijksregisternummer, geslacht, adres, telefoonnummer, datum toetreding/uittreding VZW

Doel: statutaire verplichtingen van de VZW nakomen, uitnodigingen versturen voor AV en RvB, wettelijke verplichting ledenregister van een VZW

 

B) Deelnemers (kinderen die naar onze activiteiten komen)

Welke: naam en voornaam (kind en ouders), email ouders, geboortedatum, adres, telefoonnummer ouders, medische gegevens en telefoonnummer huisarts, thuistaal, foto's (indien er toelating was van de ouders om die te gebruiken)

Doel: ouders kunnen informeren via mail, op de hoogte zijn van medische achtergrond van een kind (allergieën enz) en adequaat ingrijpen indien nodig, opmaak fiscale attesten, groepsindeling op basis van leeftijd, taalniveau (= beginsituatie) inschatten, foto's komen op onze facebookpagina of website of in promomateriaal voor onze activiteiten...

 

C) Begeleiders

Welke: naam en voornaam, rijksregisternummer, adres, rekeningnummer

Doel: samenwerkingsovereenkomsten opstellen, communicatie, betalen vrijwilligersvergoedingen, verzekering

 

2. Beveiliging van de persoonsgegevens

Hakuna Matataal VZW springt zorgvuldig om met uw gegevens: 

  • Alleen de secretaris heeft toegang tot alle gegevens
  • Alle personen die van gegevens kennis nemen, zijn gehouden aan de geheimhouding ervan 
  • we verzamelen de gegevens zoveel mogelijk op papier (bv: medische gegevens van kinderen worden niet via mail verstuurd), alle gegevens van begeleiders komen in ons vrijwilligersregister terecht en dat register wordt bewaard bij de boekhouding in de zetel van de VZW. 
  • Identiteitsgegevens van de ingeschreven kinderen worden opgeslagen in onze mailbox waar maar 2 personen toegang toe hebben. 

 

3. Bewaartermijnen van persoonsgegevens

A) Leden: zolang de vzw bestaat, blijven de gegevens bewaard

B) Deelnemers: We houden de medische gegevens bij tot en met het einde van de taalstage. De toelating om foto's al dan niet te mogen gebruiken houden we vijf jaar bij (en brengen we in bewaring bij de gemeentebesturen die ons inhuren, omdat zij ook foto's van ons krijgen om te gebruiken voor hun promomateriaal)

C) Begeleiders: de gegevens worden bewaard in ons vrijwilligersregister, zolang de VZW bestaat. De gegevens worden niet meer bijgewerkt als we iemand een tijd niet zien op onze activiteiten (adreswijzigingen, nieuw telefoonnummer...)

 

4. Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden

Dit doen we niet tenzij: 

- we wettelijk verplicht zijn om dit te doen (politiediensten, gerecht, belastingaangifte van de vzw...)

- de gemeente die ons inhuurt inzage wil in de gegevens van de ingeschreven kinderen (dan maken we een gedeeld drivedocument met beperkte toegang) Deze gegevens worden na de taalstage door ons verwijderd. 

 

5. Persoonsgegevenslekken

Wij zijn verplicht om een persoonsgegevenslek te melden aan de betrokkenen en de privacycommissie binnen de 72 uur na kennisname van het lek, tenzij kan worden aangetoond dat het lek geen gevaar is voor de verzamelde persoonsgegevens. 

 

6. Wijzigingen aan de privacyverklaring van Hakuna Matataal VZW

Hakuna Matataal kan haar privacyverklaring altijd wijzigen. Indien er iets wijzigt zullen we dit aankondigen op onze facebookpagina en onze website.